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#10: Social Intranet – ist E-Mail tot?

| Zürich
Der 10. Social Media Gipfel drehte sich ums Social Intranet: Andreas Hiller vom deutschen Informatikdienstleister GIS und Wolfgang Jastrowski von der SwissRe zeigten, wie ihre Unternehmen davon profitieren.
Sonja Stieglbauer
#smgzh

Andreas Hiller,  GIS, überzeugte: Das Rückgrat von GIS ist das Social Intranet. Hier tauschen sich alle aus – am Hauptsitz oder im Homeoffice. E-Mails sind fast verschwunden, denn erstens werden alle Informationen dort «gebloggt», wo sie hingehören. Und zweitens sind Mails nur noch für persönliche Botschaften erlaubt. Auf die Plattformen mit den Infos haben teilweise sogar externe Partner und Kunden Zugriff.

Menschen definieren Nutzung
GIS verfolgt klare Ziele mit seiner Software: Ideen und Zusammenarbeit fördern, Wissen verteilen und neue Mitarbeitende rasch einarbeiten. Dass diese Arbeitsweise attraktiv ist für qualifizierte Mitarbeitende, gehört zu den Nebeneffekten.

Keine Frage: Das Ziel «Zeit für die E-Mail-Bearbeitung minimieren» wird erreicht. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Gesamtaufwand um Infos zu verarbeiten, abnimmt.

Ein Hinweis für alle, die Neues einführen: Die Software definiert nicht die Nutzung, ein Werkzeug kann ganz verschieden eingesetzt werden. Also gehört die «gleichartige Nutzung der Werkzeuge durch alle Mitarbeiter» zu den GIS-Zielen – damit bei der Zusammenarbeit alle von den gleichen Prämissen ausgehen. 

Social Media verflacht Hierarchien
Für die GIS-Teams, die sich nur wenige Mal im Jahr sehen, sieht die Zusammenarbeit beispielsweise so aus: Der Vertriebsleiter schlägt die Agenda für das Vertriebsmeeting vor, die Teilnehmenden diskutieren diese schriftlich online und kommen vorbereitet und damit auch engagierter zum Meeting.

Weil alle mitschreiben, entscheidet laut Hiller weniger die Hierarchie, sondern die beste Idee. Führen bedeutet dann kurzfristig koordinieren und langfristig strategisch leiten.

Schwierigkeiten sind menschlich
Ausschlussreich, wenn Andreas Hiller darüber redet, was schwierig sein kann: Beispielsweise Mitarbeitende, die schon lange mit früheren Systemen gearbeitet haben und/oder privat wenig social-media-affin sind. Als Arbeitgeber sorgt er sich auch darum, dass die Grenze zwischen privat und beruflich zunehmend verschwindet. Finden wir noch genügend Erholung? Auch mit Systemerweiterungen dürfe man sich gelegentlich mehr Zeit lassen. Die grosse Herausforderung ist aber: Wie bleiben die Datenberge im Social Intranet überschaubare Datenstapel?

SwissRe fährt mehrspurig
Bei der SwissRe hat das Social Intranet noch nicht alle Informationssysteme ersetzt. E-Mail, ein klassisches Intranet und das neue Social Intranet existieren noch nebeneinander. Wolfgang Jastrowski schildert auf der einen Seite das 1.0-Intranet für Top-Down-Informationen und auf der anderen Seite den 2.0-Selbstbedienungsladen für Bottom-Up-Beteiligung. Sein Team arbeite jetzt daran, beide Welten in einem Social Intranet zu vereinen «wo der User sehr klar sieht, was ist Top-Down und was Bottom-Up».

Bei der SwissRe entscheiden die Mitarbeitenden selbst, ob und wie sie das neue, soziale Intranet nutzen wollen. Es ist keine Struktur vorgegeben, Tags vereinfachen die Suche im System. Für die Freiheiten gibt es einen einfachen Grund: Der unkomplizierte Austausch über die internen Social Media schafft gemäss Wolfgang Jastrowski Werte.

Aufräumen und entsorgen
Das Müllproblem gibt es auch bei der SwissRe. Was passiert mit all den Informationen, die nicht mehr gebraucht werden? Der erste Teil ist automatisch: Das System (Jive) generiert einen Alarm, wenn eine Gruppe nicht mehr aktiv ist. Aufgeräumt, also über die nächste Schritte entschieden wird von Hand – regelmässig und künftig wohl immer öfter.

Die Unternehmenskultur entscheidet
Ob mit unter 100 (GIS) oder über 10’000 Mitarbeitenden: Ob und wie ein Social Intranet funktioniert liegt an den Menschen. Und zum Schluss noch meine persönliche Wertung: Der zehnte Social Media Gipfel war einer der besten!

SMGZH 10 - Social Intranet – Mitmach-Chaos als Chance?